Por que se preocupar com a usabilidade do emissor de nota fiscal?

Na hora de escolher o sistema ideal para ajudar na otimização dos processos da sua empresa existe uma série de pontos que você precisa avaliar para tomar a decisão certa. Entre eles está a usabilidade, já que esse é um ponto fundamental para garantir uma boa adaptação à nova ferramenta.

Quando falamos de um emissor de nota fiscal não é diferente. As funcionalidades básicas e o preço não são os únicos aspectos que você precisa considerar quando for escolher esse tipo de sistema para a sua empresa. Quer saber por que a usabilidade é um ponto fundamental na hora de decidir qual emissor adotar em sua empresa? Então, continue acompanhando este artigo que preparamos para você!

1 – Facilidade de aprendizagem

Um bom emissor de nota fiscal é construído com a preocupação de garantir que os seus usuários tenham facilidade para aprender a desenvolver as atividades na ferramenta e memorizar suas funcionalidades. Assim, você ganha em tempo e eficiência da sua equipe, garantindo maior produtividade e menos preocupação em relação à receptividade e adaptação ao sistema.

Por isso, é muito importante que o emissor de nota fiscal que você escolher tenha características que proporcionem a facilidade de uso, como menus intuitivos e ícones simples de identificar, por exemplo. Esse é um dos principais pontos que vão assegurar que você e os seus colaboradores consigam usar o sistema da melhor forma e alcancem resultados positivos para a sua empresa.

2 – Acesso à ajuda de forma simples e na hora

A ajuda guiada é outro ponto que vai trazer muitos benefícios para você e os seus colaboradores. Com essa opção no emissor de nota fiscal, você recebe orientações, como em um passo-a-passo, para preencher os blocos do sistema apenas clicando em um ícone de ajuda. Muito simples e rápido, não é mesmo?

Por causa da facilidade em conseguir ajuda dentro do próprio emissor, você e a sua equipe vão economizar tempo com pesquisas ou algum outro tipo de suporte. Assim, a ajuda guiada é um fator importantíssimo para a otimização do tempo, diminuição dos erros, aumento da produtividade e eficiência na emissão de notas fiscais.

3 – Orientações sobre inconsistências

Além de mostrar as inconsistências apresentadas pelo próprio sistema e pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), um bom emissor de nota fiscal trata e detalha essas mensagens. Assim, você recebe informações precisas sobre quais são os possíveis erros nas notas fiscais e pode analisá-los da melhor forma.

Assim como a ajuda guiada, que falamos no tópico anterior, essa é uma forma de otimizar o seu tempo, já que você e a sua equipe não vão precisar buscar o detalhamento das inconsistências fora do sistema. Além de descomplicar a emissão de notas fiscais, você ainda pode investir seu tempo em outras atividades.

4 – Touch compliance

Atualmente, acessamos a internet a partir de diversos dispositivos: computadores, celulares e tablets. Nesse cenário, um emissor de nota fiscal em ambiente online é uma ótima opção. Porém, se ele não se adequa aos diferentes dispositivos, você terá muitas dificuldades para desenvolver as atividades em um equipamento diferente de um computador.

Um emissor touch compliance é desenvolvido para se adaptar aos diferentes tipos de dispositivos eletrônicos, tornando-se fácil de usar as suas ferramentas mesmo que você não esteja utilizando um computador. Assim, você vai conseguir consultar informações, ver a situação das notas fiscais emitidas e até mesmo fazer a emissão de novas notas de forma rápida e fácil de qualquer lugar.

5 – Mapa com situação dos sistemas da SEFAZ

Já aconteceu de você não conseguir emitir uma nota fiscal porque o sistema da SEFAZ estava fora do ar? Essa é uma situação comum, mas que muitas vezes acaba causando transtornos para os empresários que pensam que, na verdade, o erro está no emissor usado.

Para evitar situações como essa e manter os usuários informados, um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade disponibiliza um mapa informando quais SEFAZ estão com problemas de instabilidade ou com o sistema fora do ar. Assim, você não precisa perder tempo procurando onde está o problema, fica muito mais simples identificar o que está te impedindo de emitir a nota.

6 – Emissão rápida de notas fiscais

Além das funcionalidades básicas e dos pontos que citamos, existem ferramentas complementares que o sistema pode disponibilizar para simplificar a emissão de notas fiscais. Separamos algumas delas para você saber:

• com a função de cadastro rápido, ao invés de precisar cadastrar o produto e o cliente para depois gerar a nota fiscal, você consegue fazer esses registros de forma automática ao emitir a nota. Ou seja, a cada nota emitida o sistema automaticamente registra os dados da emissão para que você não precise inserir esses dados a cada emissão de nota;
• se o emissor de nota fiscal possibilita que você duplique esse documento, fica muito mais fácil preencher notas semelhantes. Você não vai precisar redigitar toda vez – basta alterar apenas algumas informações, como data de emissão, o que torna o processo muito mais rápido;
• a ferramenta para pré-visualização da nota permite que você veja o seu andamento antes da emissão, o que é importante para a validação fiscal do documento. Além disso, algumas empresas exigem a visualização da nota antes de fazer a compra.

E você, já usa um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade dos usuários? Quer saber o que mais você deve considerar para fazer a escolha certa? Então conheça as principais funcionalidades que esse tipo de sistema deve oferecer para a sua empresa!